Wykorzystanie wirtualnej formy organizacyjnej w mikro i małych przedsiębiorstwach

dr inż. Aleksander Jurga

Instytut Inżynierii Zarządzania, Politechnika Poznańska

Streszczenie:  Zmiany w otoczeniu współczesnych przedsiębiorstw powodują intensyfikację ich walki konkurencyjnej. Zmusza to przedsiębiorstwa do poszukiwania nowych form organizacyjnych umożliwiających im budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Jedną z takich form jest wirtualna forma zorganizowania przedsiębiorstwa.

1. Wstęp

Procesy globalizacji rynku, nasilają konkurencyjność na rynku dóbr oraz usług, co zmusza przedsiębiorstwa do poszukiwań nowych form organizacyjnych umożliwiających im budowanie przewagi konkurencyjnej. Krytycznymi czynnikami osiągnięcia tej przewagi stają się specjalizacja oraz szybkość i elastyczność działania.

Aby utrzymać pozycję lidera w tym trudnym i zmieniającym się środowisku firmy muszą skoncentrować swoje działania na projektowaniu oraz implementacji nowych strategii sprzyjających osiąganiu sukcesu. W ostatnich latach zauważalne jest wykorzystywanie wirtualnej formy zorganizowania prowadzonej aktywności gospodarczej. Znaczenie tej formy rośnie, ponieważ zmienia się natura funkcjonowania przedsiębiorstwa, które staje się miejscem łączącym różne idee, koncepcje, projekty i technologie. Szczególnie ważne jest to w mikro i małych przedsiębiorstwach. Z uwagi na szczupłość własnych zasobów (personel, materiały, środki finansowe, technologie, Know-how, itp.) aby wykorzystać szansę rynkową lub zaspokoić zapotrzebowanie klienta, kreują one często wirtualną sieć, funkcjonującą w oparciu o odpowiednie wartości autonomicznych i kompetentnych partnerów.

2. Atrybuty wirtualnej formy zorganizowania przedsiębiorstwa

Wirtualna forma zorganizowania prowadzenia aktywności gospodarczej, bazująca przede wszystkim na komunikacyjno-informatycznych powiązaniach sieciowych, wyróżnia się dużą elastycznością. Elastyczność funkcjonowania organizacji wirtualnych, przyczyniająca się do zdobywania przez te organizacje przewagi nad konkurentami rynkowymi, wynika bezpośrednio z atrybutów charakterystycznych dla organizacji wirtualnych. Do najczęściej opisywanych w literaturze przedmiotu atrybutów wirtualnej formy organizacyjnej przedsiębiorstwa można zaliczyć:

• Sieciowość organizacji – organizacja wirtualna stanowi swoisty związek różnych jednostek, tworzony w celu realizacji konkretnego zadania gospodarczego. Poszczególne firmy (partnerzy) współpracując ze sobą stanowią „węzły” sieci. Zarówno węzły jak i połączenia pomiędzy partnerami tworzą sieć, stąd mówi się o sieciowości organizacji wirtualnej.
• Rozproszenie geograficzne – Organizacja wirtualna może składać się z jednostek, których fizyczna lokalizacja jest geograficznie rozproszona.
• Kluczowe kompetencje uczestników organizacji wirtualnej – organizację wirtualną charakteryzuje dobór partnerów z uwagi na wymagane od niech umiejętności gwarantujące realizację zamierzonego przedsięwzięcia.
• Rekonfigurowalność sieci partnerów – zadania realizowane przez organizację wirtualną mają okazjonalny charakter. Konfiguracja partnerów zmienia się w zależności od realizowanego celu.
• Tymczasowość organizacji – bezpośrednio wynika z istoty organizacji wirtualnej, którą jest realizacja określonego zadnia i wykorzystania okazji rynkowej. Istnieje ona tak długo, jak długo trwa realizacja przedsięwzięcia, do którego została powołana.
• Związek niezależnych firm – organizację wirtualną tworzą jednostki, pomiędzy którymi najczęściej nie występują żadne zależności prawnie i ekonomicznie. Powodem ich tymczasowego połączenia w jedną, wspólnie działającą organizację jest integracja niezbędnych kompetencji i zasobów.
• Stopień formalizacji – z uwagi na fakt, że organizacja wirtualna funkcjonuje jako struktura względnie dynamiczna, wielostronna i zmienna, jej struktura w porównaniu z tradycyjną strukturą organizacyjną jest spłaszczona, a pomiędzy równouprawnionymi partnerami nie zachodzą zależności hierarchiczne.
• Decentralizacja władzy – jest bezpośrednio związana ze stopniem formalizacji. Płaska struktura hierarchiczna cechująca organizację wirtualną zapewnia sprawniejsze przetwarzanie informacji o dużym stopniu decentralizacji decyzji.
• Zaufanie – w organizacji wirtualnej, którą cechują między innymi zmienność i niezależność partnerów oraz tymczasowość związków, czynnikiem bardzo ważnym jest wzajemne zaufanie pomiędzy partnerami.
• Koncentracja na kliencie – organizację wirtualną tworzą niezależne i odrębne jednostki, których podstawą działania jest wykorzystanie okazji rynkowej i uniknięcie zagrożeń, jakie wywołują zmienne warunki rynkowe. W celu osiągnięcia zamierzonych celów organizacja wirtualna musi być skoncentrowana na zaspokojeniu potrzeb klienta.
• „Przezroczystość dla otoczenia” – rozpatrując organizację wirtualną przez pryzmat otocznia, w tym finalnego klienta, należy zauważyć, że jest ona postrzegana przez otocznie jako jedna całość, niezależnie od ilości partnerów ją tworzących.
• Wspólny dostęp do zasobów – jednym z powodów tworzenia organizacji wirtualnej jest szansa realizacji określonego przedsięwzięcia poprzez możliwość wykorzystania wspólnych zasobów takich jak: informacja, wiedza, technologia, Know-how, surowce, park maszynowy, systemy zarządzania itp.
• Współdzielenie kosztów i ryzyka – z uwagi na fakt wchodzenia w związki wirtualne wielu autonomicznych partnerów, koszty związane z realizacją zadania i ryzyko jego niepowodzenia rozkładają się na wszystkich uczestników.

Należy podkreślić, że zalety wynikające z łączenia się niezależnych firm w wirtualną formę zorganizowania związane są bezpośrednio z wymienionymi atrybutami. Korzyści wynikające z zawiązywania związków wirtualnych takie jak między innymi: zwiększenie konkurencyjności, innowacyjności i elastyczności oraz obniżenie i rozłożenie kosztów, wpływają na rosnące zainteresowanie tą formą organizacji w praktyce.

3. Kreowanie wirtualnej formy zorganizowania przedsiębiorstwa

Proces kreowania wirtualnej formy zorganizowania przedsiębiorstwa rozpoczyna się z chwilą zaobserwowania pojawiającej się szansy rynkowej. Przedsiębiorstwo otwarte na zawiązywanie związków wirtualnych, które jednocześnie samo nie posiada wystarczających zasobów umożliwiających realizację określonego przedsięwzięcia, może przyjąć rolę kreatora wirtualnej sieci. Do najważniejszych zadań kreatora organizacji wirtualnej należą3:

• Kreowanie pomysłu wspólnego przedsięwzięcia,
• Rozpoznanie niezbędnych kluczowych kompetencji,
• Określenie podstawowych zadań i procesów,
• Wytypowanie partnerów na podstawie analizy ich kompetencji kluczowych,
• Podział zadań i procesów pomiędzy uczestników sieci,
• Określenie sposobów i zakresu przepływu informacji,
• Zapewnienie dostępu do wspólnych zasobów,
• Śledzenie i koordynacja działań,
• Kontrola realizacji przedsięwzięcia jako całości.

W każdym przypadku kreatora takiej formy zorganizowania przedsiębiorstwa cechuje określony poziom podatności na wchodzenie w związki wirtualne. Ponadto kreator decyduje o doborze partnerów charakteryzujących się określonymi kompetencjami, wymaganymi w kontekście realizacji danego zadania. Istotnym czynnikiem wspierającym w różny sposób oraz w różnym nasileniu procesy zachodzące w czasie kreowania, działania i dekomponowania się wirtualnej sieci jest technologia teleinformatyczna pełniąca rolę „centralnego nerwu” w wirtualnej organizacji przedsiębiorstwa.

4. Wirtualna forma zorganizowania przedsiębiorstwa – wstępne wyniki badań

W 2005 roku autor opracowania przeprowadził wstępne badania dotyczące wirtualnej formy zorganizowania przedsiębiorstw. Badaniami objęte były mikro, małe oraz średnie przedsiębiorstwa z wybranych sektorów aktywności gospodarczej. Próba badawcza obejmująca 35 firm usługowych wytypowana została na podstawie wcześniejszych badań pilotażowych oraz bezpośredniej obserwacji wybranych przedsiębiorstw. Struktura badanych przedsiębiorstw przedstawia się następująco:

• Usługi informatyczne – 6 firm
• Usługi związane z obrotem nieruchomościami – 11 firm
• Usługi związane z kompleksowym zabezpieczeniem stoisk targowych – 10 firm
• Usługi remontowo-budowlane – 4 firm
• Usługi drukarskie – 4 firm

Przy czym mikro firmy reprezentowane były przez pierwsze trzy branże i stanowiły 71,43% próby badawczej a małe to dwie pozostałe grupy przedsiębiorstw obejmujące 28,57% badanych firm. Dla potrzeb przeprowadzonych badań atrybuty wirtualnego zorganizowania przedsiębiorstwa omówione w rozdziale 2 zostały pogrupowane. W wyniku syntezy tych atrybutów wyróżniono następujące „meta cechy”: otwartość, trwałość związków, orientacja na okazje rynkowe i odległość organizacyjna. Wyznaczone „meta cechy” były podstawą opracowania drzewa cech umożliwiającego wyznaczenie poziomu wirtualizacji przedsiębiorstwa. Pomiar natężenia tych cech posłużył wyznaczeniu współczynnika określającego poziom wirtualnego zorganizowania przedsiębiorstwa. Poziom wirtualizacji firmy zależy od możliwości i zdolności (podatności) przedsiębiorstwa do zawierania związków z autonomicznymi partnerami w celu włączenia ich w realizację wspólnego przedsięwzięcia. Aby zmierzyć tę podatność należy dokonać pomiaru stanu każdej z wyznaczonych cech wirtualności. W przyjętej koncepcji badań wykorzystane zostały standaryzowane kwestionariusze wywiadu, w których zawarto pytania o charakterze zamkniętym. Odpowiedź na każde pytanie oceniana była na pięciostopniowej skali Likerta. Liczba punktów uzyskana przez badane przedsiębiorstwo bezpośrednio wpływała na współczynnik określający poziom wirtualnego zorganizowania przedsiębiorstwa. Maksymalny współczynnik wirtualności, jaki mogła uzyskać „modelowa” forma wirtualnego zorganizowania przedsiębiorstwa równy był 5. Tabela 1 przedstawia poziom wirtualnego zorganizowania z rozbiciem na poszczególne grupy badanych przedsiębiorstw.

Tabela 1. Poziom wirtualnego zorganizowania badanych przedsiębiorstw

Firma- branża

l.p.	Wirtualność w [%]	Współczynnik wirtualności
1.	Usługi informatyczne	74,61	3,73
2.	Usługi związane z obrotem nieruchomościami	72,35	3,62
3.	Usługi związane z kompleksowym zabezpieczeniem stoisk targowych	75,88	3,79
4.	Usługi remontowo-budowlane	74,29	3,71
5.	Usługi drukarskie	71,99	3,6
	Średnia dla przebadanych firm	73,82	3,69

Źródło: Opracowanie własne

W przeprowadzonych badaniach bardzo ważnym nośnikiem informacji o wirtualnej formie zorganizowania przedsiębiorstwa, była bezpośrednia obserwacja w badanych przedsiębiorstwach oraz metryczki dołączone do kwestionariuszy. Analiza tej dodatkowej informacji wykazała, że mikro i małe przedsiębiorstwa w porównaniu do firm średnich są bardziej otwarte na zawiązywanie wirtualnych związków z autonomicznymi partnerami. Przy czym związki te mają zdecydowanie okazjonalny i tymczasowy charakter. Według Mowshowitza to zjawisko wymiany partnerów (switching) polegające na pozyskiwaniu bardziej odpowiedniego partnera bez naruszenia stabilności całego przedsięwzięcia6. powoduje elastyczność przedsiębiorstwa oraz prowadzi do pogłębiania jego podatności na wchodzenie w wirtualne związki z otoczeniem.

5. Podsumowanie

Badania prowadzone przez autora dotyczące wirtualnej formy zorganizowania przedsiębiorstw pozwoliły na potwierdzenie hipotezy, że w polskich warunkach prowadzenia aktywności gospodarczej w praktyce najbardziej podatnymi firmami na zawiązywanie wirtualnych związków są mikro i małe przedsiębiorstwa. Ta forma umożliwia im efektywne poszukiwanie nowych nisz rynkowych oraz szybką reakcję na pojawiające się nowe potrzeby klienta. W ten sposób pomimo ograniczonych własnych zasobów mogą one skutecznie konkurować z przedsiębiorstwami średnimi i dużymi.

6. Literatura

1. Czop K., Leszczyńska A., Systemy przyszłości, [w]: , Organizacja i sterowanie produkcją, pod. red. Brzeziński M., Wyd. Placet, 2002
2. Franke U., Hickmann B., Is the Net-Broker an Entrepreneur? What Role does the Net-Broker play in Virtual Webs and Virtual Corporations?, [w]: Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational virtualness and electronic commerce, Proceedings of the 2nd International VoNet – Workshop, Simowa Verlag Bern,1999
3. Grudzewski W., Hajduk I., Przedsiębiorstwo wirtualne, Difin, Warszawa, 2002
4. Jurga A., Wybrane aspekty metodyki badań związków pomiędzy technologią teleinformatyczną i wirtualną organizacją przedsiębiorstwa, [w]: Współczesne problemy zarządzania organizacjami gospodarczymi, pod red. Lewandowski J., Politechnika Łódzka, 2004
5. Mowshowitz A., The Switching Principle in Virtual Organization, [w]: Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational virtualness and electronic commerce, Proceedings of the 2nd International VoNet – Workshop, Bern,1999
6. Morawski M., Nowy kształt organizacji poddanej logice sieci, [w]: Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu, pod red. Niedzielska E., Dudycz H., Dyczkowski M., Prace naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu Nr 1044/2004
7. Scholz C., Die virtuelle Organisation als Strukturkontzept der Zukunft, [w]: Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Organisation, Personal- und Informationsmanagement an der Universität des Saarlandes Nr.30, 1997
8. Teichmann, K, Wolf J, Sönke A., Typen und Koordination virtueller Unternehmen, Zeitschrift Führung und Organisation, 73. Jg. (2004), Nr. 2, 88-96

THE USAGE OF VIRTUAL ORGANIZATION FORM AT MICRO AND SMALL ENTERPRISES

Abstract: The modern company’s environment changes causing the intensification of their competition. It impose the business organizations to find the new solutions which makes possible to create the competitive advantage on the market. To survive on a global market, the companies are forced to create the new forms of organization. One of such a forms is virtual form of company organization.

Źródło: Jurga A., Wykorzystanie wirtualnej formy organizacyjnej w mikro-i małych przedsiębiorstwach, [w:] Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa, Numer specjalny, Rok LVII, maj 2006, s. 61-65.