Rola technologii teleinformatycznej w organizacji wirtualnej

dr inż. Aleksander Jurga

Instytut Inżynierii Zarządzania, Politechnika Poznańska

Streszczenie: Zmiany w otoczeniu współczesnych przedsiębiorstw powodują intensyfikację ich walki konkurencyjnej. Zmusza to organizacje biznesowe do poszukiwania nowych form organizacyjnych umożliwiających im budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Jedną z takich form jest organizacja wirtualna. Ważnym czynnikiem inicjujących powstawanie i umożliwiającym działanie organizacji wirtualnej jest implementacja technologii teleinformatycznej. Artykuł prezentuje wybrane aspekty związane z miejscem i rolą technologii teleinformatycznej w procesie tworzenia i funkcjonowania organizacji wirtualnej.

1. WPROWADZENIE

Narastająca globalizacja rynku, wzrost konkurencyjności, konieczność intensyfikacji działań skierowanych na pozyskiwanie klientów, powoduje, że organizacje biznesowe zmuszone są do poszukiwań nowych rozwiązań form organizacyjnych opartych o bardziej elastyczne ale jednocześnie efektywne zarządzanie.

Na początku lat 90 ubiegłego stulecia została po raz pierwszy użyta oficjalnie formuła organizacji wirtualnej (OW), w której część struktur koniecznych do działania firmy istnieje w jej otoczeniu i nie stanowi z nią integralnej całości. W takim ujęciu przedsiębiorstwo korzysta ze struktur zewnętrznych poprzez tworzenie aliansów i współpracę kooperacyjną z innymi autonomicznymi firmami na czas konieczny do realizacji pojawiających się okazji rynkowych. Urzeczywistnianiu kreowania takich tymczasowych biznesowych powiązań z niezależnymi partnerami sprzyja technologia teleinformatyczna (IT). Technologia teleinformatyczna w wirtualnej organizacji przedsiębiorstwa, pełni rolę systemu nerwowego łączącego poszczególne elementy wirtualnego biznesu i tym samym wspomaga tworzenie i kształtowanie mechanizmów koordynacji realizowanego przedsięwzięcia gospodarczego.

2. ORGANIZACJA WIRTUALNA

Organizacja wirtualna oznacza nowoczesną formę zorganizowania biznesu opartą na „centrum kluczowych kompetencji”, obejmujących umiejętność kształtowania wspólnej strategii opartej na wizji i misji oraz zgodnej z założeniami strategicznymi poszczególnych partnerów [1, s.93]. W wirtualnej formie zorganizowania przedsiębiorstwa część struktur, koniecznych do jego sprawnego funkcjonowania, istnieje w jego otoczeniu i nie stanowi z nim integralnej całości. W organizacji wirtualnej nie występuje wyraźne centrum zarządzania a relacje pomiędzy partnerami, których wiążą wspólne interesy cechuje duża autonomiczność [2, s. 168].

Koncepcja powołania organizacji wirtualnej w celu prowadzenia działalności biznesowej pojawiła się w wyniku:

• zapotrzebowania na szybkie tworzenie bądź gromadzenie zasobów materiałowych, finansowych, technologicznych, kadrowych itd. umożliwiających wykorzystanie szansy rynkowej,
• potrzeby łączenia i współdzielenia zasobów, dostosowywania metod działania a także podziału kompetencji na odpowiednie jednostki (stanowiska) występujących w strukturach organizacyjnych różnych partnerów tworzących organizację wirtualną [1, s. 47].

Organizacja wirtualna nie jest strukturą statyczną i zinstytucjonalizowaną. Ma ona charakter dynamicznej konfiguracji, uzależnionej od potrzeb i aktualnie realizowanych celów. Możliwość zmian w konfiguracji partnerów tworzących tę organizację, zwiększa szansę rozwoju organizacji wirtualnej poprzez większą elastyczność działania i zdobywanie nowych kompetencji. To zjawisko wymiany partnerów (switching) polega na pozyskiwaniu bardziej odpowiedniego partnera bez naruszenia stabilności całego przedsięwzięcia [3, s. 12]. Organizacja wirtualna tworzona jest w odpowiedzi na pojawiające się okazje rynkowe.

Kreatorem organizacji wirtualnej jest firma otwarta na zawiązywanie związków wirtualnych, która jednocześnie sama nie posiada wystarczających zasobów umożliwiających realizację przedsięwzięcia, dla którego urzeczywistnienia jest ona tworzona.

Do najważniejszych zadań kreatora organizacji wirtualnej należą [4, s. 283]:

• przygotowanie projektu przedsięwzięcia biznesowego w odpowiedzi na pojawiające się okazje rynkowe,
• określenie podstawowych zadań i procesów,
• rozpoznanie niezbędnych kluczowych kompetencji,
• wytypowanie partnerów na podstawie analizy ich kompetencji kluczowych [5, s. 124-125],
• podział zadań i procesów pomiędzy uczestników sieci,
• określenie sposobów i zakresu przepływu informacji,
• zapewnienie dostępu do wspólnych zasobów,
• śledzenie i koordynacja działań,
• kontrola realizacji przedsięwzięcia jako całości,
• nadzorowanie rozliczeń finansowych,
• kreowanie spójnego wizerunku organizacji wirtualnej.

3. TECHNOLOGIA TELEINFORMATYCZNA W ORGANIZACJI WIRTUALNEJ

W literaturze przedmiotu poświęca się bardzo dużo uwagi technologiom teleinformatycznym jako narzędziom wspierającym proces komponowania i zarządzania OW. Można przytoczyć wiele opracowań, w których autorzy wskazują na determinującą rolę IT w „życiu” organizacji wirtualnej. Przykładem mogą być następujące określenia:

…Zamiast koordynacji hierarchicznej, organizacja wirtualna jest koordynowana przez zespoły wyposażone w nową formę IT. Skutkiem tej orientacji technicznej jest to, że członkowie tych zespołów mogą być dowolnie rozproszeni w przestrzeni geograficznej [6, s. 23].

…Zastosowanie technologii komputerowych radykalnie wpłynęło na formowanie zespołów wirtualnych [7, s. 47; 8, s. 135; 9, s. 203].

… Organizację wirtualną można opisać jako tymczasową sieć niezależnych kompanii – sprzedawców, klientów i konkurentów – połączonych przy pomocy IT w celu współdzielenia umiejętności, kosztów, oraz dostępu do innych uczestników [10, s. 36-40].

…Organizacja wirtualna jest dynamicznym narzędziem zarządzania. Opiera się ona na sieciach komputerowych i możliwościach korzystania z banków informacyjnych takich jak Internet, który jest idealnym środkiem ułatwiającym osiąganie przewagi konkurencyjnej na rynku globalnym [1, s. 39).

...Organizacja wirtualna jest tymczasową siecią niezależnych instytucji biznesowych lub wyspecjalizowanych pojedynczych partnerów, którzy współpracują ze sobą okazjonalnie wykorzystując dostępną informację i technologię teleinformatyczną [11, s. 67].

…Wsparcie nowymi IT, która umożliwia współpracę zespołów, których członkami jest wiele korporacji może być postrzegane jako konstytucyjna cecha organizacji wirtualnej [12, s. 6].

Chociaż do dzisiaj nie określono jednoznacznej definicji organizacji wirtualnej [13, s. 110; 14, s. 24] panuje zgodność, że właśnie implementacja zaawansowanej technologii teleinformatycznej przyczyniła się do intensywnego rozwoju różnych form organizacji wirtualnych [15, s. 2]. Technologia teleinformatyczna jest medium umożliwiającym prowadzenie działalności gospodarczej nieskrępowanej odległością czasową, terytorialną i organizacyjną [16, s. 6; 17, s. 132]. Technologia ta obejmuje wiele jej komponentów takich jak: komputery, oprogramowanie, sieci strukturalne, Interent a także telefonię czy faks. Celem nadrzędnym jej stosowania jest ułatwienie wymiany i zarządzanie informacją, która z uwagi na rosnącą rolę wiedzy jest szczególnie istotna dla funkcjonowania przedsiębiorstw XXI wieku. Technologia teleinformatyczna, jako ogniwo spajające poszczególne węzły organizacji wirtualnej [18, s. 53] oraz umożliwiające nieskrępowany i niezniekształcony przepływ informacji pomiędzy węzłami sieci, określana jest często jako “Driving Force1″ lub “Enabler” [19, s. 10; 20, s. 258). W literaturze przedmiotu podkreśla się szereg czynników świadczących o znaczeniu technologii teleinformatycznej takich jak:

• stanowi warunek konieczny zaistnienia organizacji wirtualnej [21, s. 169-172],
• umożliwia przełamanie atrybutów klasycznych granic organizacji gospodarczych takich jak miejsce i czas [22, s. 6],
• sprzyja tworzeniu się nowych form zorganizowania przedsiębiorstwa [23, s. 122; 24, s. 66),
• umożliwia znaczne obniżanie ciągle rosnących kosztów koordynacji działań, koniecznych do zaistnienia wirtualnego przedsiębiorstwa na nieprzewidywalnym rynku i utrzymywania na nim pozycji lidera,
• ułatwia łączenie cech małych, pojedynczych jednostek organizacyjnych (podmiotów gospodarczych) oraz dużych firm, których działalność ukierunkowana jest na procesy możliwe do realizacji dzięki technologii teleinformatycznej w czasie nieporównanie krótszym od przetwarzania tradycyjnego [25, s. 8].

Należy zauważyć, że różna jest rola technologii teleinformatycznej w poszczególnych fazach cyklu życia organizacji wirtualnej, a co za tym idzie różne jej narzędzia wykorzystywane są w tych fazach (rysunek 1).

Rys.1. Rola i miejsce technologii teleinformatycznej w procesie wsparcia poszczególnych faz życia organizacji wirtualnej

Źródło: Opracowanie własne

W fazie identyfikacji technologie teleinformatyczne mogą bezpośrednio wpływać na warunki realizacji jej poszczególnych etapów. Bieżącą obserwację zachowania się różnych segmentów rynku umożliwiają powszechne już dzisiaj usługi Internetu takie jak: strony WWW, bazy danych on-line (dostępne w Internecie) czy grupy dyskusyjne. Analizując informacje między innymi o:

• zamówieniach publicznych,
• koniunkturze na rynku w różnych obszarach biznesowych,
• wynikach branżowych badań marketingowych w zakresie potencjalnego zapotrzebowania na określony produkt oraz prowadzonych własnych badań w tym zakresie,
• wielkościach statystycznych opisujących tendencje demograficzne dotyczące stopnia bezrobocia czy rozwoju określonych branż,
• strefach ekonomicznych, na których możliwe jest uzyskanie ulg podatkowych,
• zachowania się rynków finansowych,
• ofertach innych firm poszukujących partnerów do współpracy.

Keator organizacji wirtualnej ma możliwość wychwycenia pojawiających się okazji rynkowych. Ponadto kreator, wykorzystując na przykład własne bazy danych o zrealizowanych wcześniej przedsięwzięciach biznesowych czy dostęp do grup dyskusyjnych, może dokonać analizy szans i ryzyka podjęcia przedsięwzięcia w celu wykorzystania zaobserwowanych okazji rynkowych a następnie wybrać takie zadania do realizacji przez organizację wirtualną, których urzeczywistnienie według kreatora, mają największe szanse powodzenia.

W fazie formowania i projektowania organizacji wirtualnej, kreator wykorzystując lokalne bazy danych własne i partnerów, elektroniczne prezentacje firm (np.: na płytach CD), programy tzw. inteligentnych agentów umożliwiających wyszukiwanie informacji według złożonych kryteriów, programy do elektronicznych konfiguracji kontraktów czy oprogramowanie kalkulacyjne, ma możliwość:

• skomponowania puli kompetentnych parterów w celu realizacji pojawiającego się na rynku zapotrzebowania na określony produkt,
• wyboru, weryfikacji i ostatecznego zatwierdzenia partnerów-uczestników sieci,
• sformowania sytemu powiązań organizacyjnych pomiędzy kreatorem a partnerami sieci.

Po zakończeniu procesu projektowania i formowania, organizacja wirtualna wkracza w fazę działalności operacyjnej. Na fazę składają się procesy bezpośrednio związane z przygotowaniem, realizacją, zarządzaniem i kontrolą, operacyjnych zadań organizacji wirtualnej. Istotne jest w niej między innymi:

• właściwe zarządzanie finansami, zapewniające płynność finansową organizacji,
• realizowanie założonej strategii marketingowej, obejmującej politykę produktową, cenową, dystrybucyjną i promocyjną,
• kontrola realizacji działalności operacyjnej przeprowadzana przez koordynatora sieci.

W praktyce za efektywność realizowanego zadania odpowiedzialni są wszyscy partnerzy. Dlatego szczególnie istotne jest zapewnienie efektywnej komunikacji, jasnego i jednoznacznego formułowania zadań oraz harmonogramu ich realizacji [1, s. 50]. Faza działalności operacyjnej jest najważniejszym etapem cyklu życia organizacji wirtualnej, ponieważ stanowi sens jej kreowania. Wykorzystywane w niej technologie teleinformatyczne mogą mieć kluczowe znaczenie dla osiągania celów organizacji wirtualnych. Sprawność i efektywność prowadzenia działalności gospodarczej przez organizację wirtualną wspomagają między innymi takie aplikacje informatyczne jak:

• programy księgowo-finansowe,
• systemy zarządzania zamówieniami i umowami, np.: zarządzania łańcuchem dostaw (SCM2), zarządzanie relacjami z klientami (CRM3), zarządzanie tokiem pracy (WFM4),
• systemy zarządzania informacją i wiedzą.

Po zrealizowaniu przedsięwzięcia, dla którego organizacja wirtualna została sformowana, następuje faza jej rozpadu [26, s. 5; 4, s. 294].

W praktyce, po dekompozycji organizacji wirtualnej, powstaje możliwość stworzenia i rozbudowy banku danych, w którym można przechować (zapisać, zabezpieczyć) informacje dotyczące wszystkich aspektów funkcjonowania dekomponowanej organizacji wirtualnej. Informacja ta może dotyczyć np: wiedzy związanej ze zrealizowanym projektem (bazy know-how). Zasoby banku danych know-how mogą być następnie udostępnione dla każdego potencjalnego partnera nowej sieci, w formie katalogu produktów, wskazówek (procedur postępowania), informacji o doświadczeniach, klientach, partnerach czy danych o strategii marketingowej.

4. PODSUMOWANIE

Technologia teleinformatyczna w przedsiębiorstwach XXI wieku, postrzegana jest jako istotny atrybut sprzyjający wirtualnym powiązaniom pomiędzy autonomicznymi, okazjonalnie dobranymi partnerami. Zawarta w artykule syntetyczna analiza potencjalnych możliwości wykorzystania technologii teleinformatycznej w poszczególnych fazach życia organizacji wirtualnej może być podstawą do celowego doboru tej technologii w przedsiębiorstwach, które działają w układach sieciowych.

LITERATURA

[1] Grudzewski W., Hejduk I., Przedsiębiorstwo wirtualne, Difin Warszawa 2002.

[2] Hopej M., Struktury niehierarchiczne strukturami przyszłości?, [w:] „Koncepcje zarządzania przedsiębiorstwem (w otoczeniu burzliwym i nieprzywidywalnym)”, red. L. Pacholski, S. Trzcieliński wyd. Monografia Instytutu Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej, Poznań 2003.

[3] Mowshowitz A., The Switching Principle in Virtual Organization, w Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational virtualness and electronic commerce, Proceedings of the 2nd International VoNet – Workshop, Bern 1999.

[4] Czop K., Leszczyńska A., Systemy przyszłości, [w:] Organizacja i sterowanie produkcją, pod. red. Brzeziński M., wyd. Placet, 2002.

[5] Franke U., Hickmann B., Is the Net-Broker an Entrepreneur? What Role does the Net-Broker play in Virtual Webs and Virtual Corporations? [w:] Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational Virtualness and Electronic Commerce, Proceedings of the 2nd International VoNet – Workshop, Simowa Verlag Bern,1999.

[6] Appel W., Behr R., Towards the theory of Virtual Organisations: A description of their formation and figure, Newsletter, Vol. 2, No. 2, Dept. of Information Management, University of Bern, Switzerland June 1, 1998.

[7] Jędrych E., Wybrane problemy efektywności zespołów wirtualnych. [w:] „Zarzadzanie organizacjami gospodarczymi. Koncepcje i metody”, red J. Lewandowski, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2005.

[8] Ishaya T., Macaulay L. : The Role of Trust in Virtual Teams, Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational Virtualness and Electronic Commerce, Smowa Verlag Bern 1999.

[9] Robbius S., Zachowania w organizacji, PWE, Warszawa 2004.

[10] Byrne, J. A., The Virtual Corporation, International Business Week, February 8, 1993.

[11] Jägers H., Wendy Jansen W., Steenbakkers W., Characteristics of Virtual Organizations (Pascal Sieber and Joachim Griese (Eds.) Organizational Virtualness Simowa Verlag Bern 98.

[12] Gristock J., Communications and Organisational Virtuality Newsletter Vol. 1, No. 5 December 1, 1997 Institute of Information Systems Department of Information Management University of Berne.

[13] Blecker Th., Unternehmung ohne Grenzen – ein modernes Konzept zum erfolgreichen Bestehen im dynamischen Wettbewerb, in Logistikmanagment. Erfahrungsbereiche und Konzepte zum (Re-)Design der Wertschöpfungskette, Gronalt M, Gabler Verlag, Wiesbaden 2001 s. 109-128.

[14] Kisielnicki J., Wirtualna organizacja jako wytwór ery informacyjnej społeczeństwa, Organizacja i Kierowanie nr 4 (90) ORGMASZ, Warszawa 1997.

[15] Müller-Lietzkow J., IT und die virtuelle Organisation, Aktuelle Forschungsergebnisse aus den klassischen Industrien, materiały Friedrich-Schiller-Universität Jena – 10/2003.

[16] Gristock J., Communications and Organisational Virtuality Newsletter Vol. 1, No. 5 December 1, 1997 Institute of Information Systems Department of Information Management University of Berne.

[17] Trzcieliński S., Przedsiębiorstwo wirtualne- aspekt zewnętrzny i wewnętrzny, [w:] „Koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem”, pod red. L. Pacholskiego i S. Trzcielińskiego wyd. Politechnika Poznańska IIZ 2003.

[18] Warner M., Witzel M., Zarządzanie organizacją wirtualną, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005.

[19] Davidow, W., Malone. M., Das Virtuelle Unternehmen: Der Kunde als Co-Produzent. Frankfurt a. M., New York, 1993.

[20] Picot A., Reichwald R., Wigand R., Die grenzenlose Unternehmung, 3. Auflage, Gabler Verlag, Wiesbaden, 1998.

[21] Mertens, P., Virtuelle Unternehmen. Virtual corporations. in: Wirtschaftsinformatik, 1994, Vol. 36, Nr. 2, pp. 169-172.

[22] Wassenaar A., Understanding and Designing Virtual Organisation Form, Newsletter Vol. 3, No. 1 December 1, 1999, Institute of Information Systems Department of Information Management University of Berne.

[23] Venkatraman, N.: IT-Induced Business Reconfiguration, [in:] Scott Morton, M. (Hrsg.), The Corporation of the 1990s, Oxford University Press, Oxford et al., 1991, s. 122-157.

[24] Müller Th., Virtuelle Organisation – Konzeptionelle Grundlagen, Möglichkeiten und Grenzen, Diskussionsbeitrag Nr 21, Universität Konstanz, Management Forschung und Praxis, 1997.

[25] Bielecki W., Narzędziowe wspomaganie zarządzania, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania, Warszawa 1997.

[26] Arnold O., Härtling, M., Virtuelle Unternehmen: Begriffsbildung und -diskussion. Virtual Corporations: creation and discussion of a concept, Arbeitsbericht Nr. 9 of the „Institut für Wirtschaftsinformatik der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Leipzig“, 1996.

[27] Majewski J., Informatyka dla logistyki, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2006.

[28] Dyche J., CRM. Relacje z klientami, Wydawnictwo Helion, 2002.

[29] Martyniak Z., Nowe metody i koncepcje zarządzania, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2002.

Źródło: Jurga A., Rola technologii teleinformatycznej w organizacji wirtualnej, [w:] „Zarządzanie we współczesnym przedsiębiorstwie”, red. S. Trzcieliński wyd. Monografia Instytutu Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej, Poznań 2006, s. 122-130.